Số hóa quy trình là gì? Vì sao số hóa quy trình lại quan trọng đối với doanh nghiệp
Số hóa quy trình luôn được nhắc đến như giải pháp hiệu quả nhằm giải quyết các vấn đề trong vận hành của mô hình doanh nghiệp truyền thống, đặc biệt trong thời kì kinh tế khó khăn cần số hóa toàn diện để tối ưu việc quản trị và vận hành doanh nghiệp
Trên thực tế, số hóa quy trình là bước thứ 2 trong quá trình chuyển hóa của một doanh nghiệp từ phương thức vận hành truyền thống sang doanh nghiệp số. Trong đó, thứ tự sẽ là:
- Số hóa thông tin (Digitization)
- Số hóa quy trình (Digitalization)
- Cuối cùng là chuyển đổi số (Digital Transformation).
Theo định nghĩa từ Gartner, số hóa quy trình (Digitalization) là quá trình doanh nghiệp sử dụng những dữ liệu có được từ bước số hóa thông tin (Digitization) kết hợp với các bước tiến trong khoa học công nghệ để cải tiến quy trình vận hành, mô hình kinh doanh… Kết quả của quá trình này là một doanh nghiệp với:
- Quy trình vận hành thống nhất với tính tự động hóa cao
- Hệ thống dữ liệu được quản lý chặt chẽ nhưng vẫn dễ dàng truy vấn khi cần
- Bộ máy quản lý được tối ưu cho việc đánh giá và ra quyết định do có sự hỗ trợ của hệ thống cơ sở dữ liệu được xây dựng chặt chẽ và khoa học.
Một doanh nghiệp sau khi số hóa thành công sẽ được coi là đã sẵn sàng để tiến lên giai đoạn tiếp theo – Chuyển đổi số.
Tầm quan trọng của số hóa quy trình đối với các doanh nghiệp trong thời đại bùng nổ số hóa?
Trước đại dịch, số hóa quy trình (hay rộng hơn là chuyển đổi số) vẫn chưa phải ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, COVID-19 đã thay đổi cách thế giới vận hành và tất nhiên, cả góc nhìn của các cấp lãnh đạo doanh nghiệp về tầm quan trọng của quá trình chuyển đổi số.
Sự thay đổi này xuất hiện ở nhiều nhóm ngành. Một cuộc khảo sát mới đây của công ty tư vấn Accenture đã chỉ ra rằng, tăng tốc số hóa và xa hơn là chuyển đổi số là chủ đề được các CEO đề xuất lên hội đồng quản trị nhiều nhất kể từ khi đại dịch bùng phát.
Nghiên cứu "Make the Leap, Take the Lead" của Accenture cũng cho biết các công ty có yếu tố công nghệ đang có tốc độ tăng trưởng nhanh gấp 2 lần so với các đối thủ. Bằng cách tăng gấp đôi ngân sách cho công nghệ, các công ty này có khả năng tăng tốc phát triển hơn nữa, con số được đưa ra là gấp 5 lần so với các công ty không quan tâm đến việc áp dụng công nghệ vào quy trình vận hành.
Nghiên cứu trên cũng chỉ ra rằng, các công ty hiện đang tập trung khai thác các ưu điểm công nghệ đám mây cũng như trí tuệ nhân tạo (AI) để đẩy mạnh phát triển. Tất cả đều đang trong một cuộc đua xem ai mới là người áp dụng công nghệ tiên tiến sớm hơn và tái đầu tư thường xuyên hơn. Lợi ích của việc này khá rõ ràng, đó là doanh thu lớn hơn, tăng trưởng nhanh hơn và duy trì khả năng dẫn đầu trong lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động.
Lợi ích mà số hóa quy trình mang lại cho doanh nghiệp
2.300 tỷ USD sẽ là con số sẽ được cộng thêm vào GDP toàn cầu năm 2024 nếu các doanh nghiệp vừa và nhỏ bắt đầu quá trình số hóa quy trình làm việc ngay từ hôm nay vì đơn giản, chuyển đổi các quy trình công việc lên nền tảng số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như hoạt động hiệu quả hơn, từ đó sinh ra nhiều lợi nhuận hơn.
- Giảm chi phí:
+ Bằng cách áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ, quy trình làm việc của doanh nghiệp sẽ được tối ưu hóa ở mức độ cao.
+ Các quy trình như giao việc hay phê duyệt trên nền tảng số sẽ tiết kiệm đến 30% thời gian so với hình thức thông thường.
+ Các chi phí dành cho in ấn, gửi nhận hồ sơ/tài liệu sẽ được cắt giảm đến mức tối đa.
- Tăng năng suất lao động:
+ Khi số hóa quy trình nghiệp vụ, các doanh nghiệp sẽ giải phóng nhân viên khỏi việc tiêu tốn thời gian cho các tác vụ lặp đi lặp lại một cách thủ công.
+ Các công việc có thể được hoàn thành một cách hiệu quả hơn trong thời gian ngắn hơn.
- Cải thiện tính nhất quán:
+ Số hóa quy trình đảm bảo tính nhất quán đối với mọi đầu việc và mọi nhân sự.
+ Việc mọi quy trình đều được số hóa và lưu trữ tại cùng một nền tảng sẽ giúp việc quản lý và truy vấn dữ liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
- Minh bạch ở mọi điểm chạm:
+ Minh bạch là một khía cạnh rất quan trọng trong vận hành doanh nghiệp.
+ Việc sử dụng một bộ quy trình thống nhất cho toàn bộ doanh nghiệp sẽ đảm bảo tính minh bạch trên cả hệ thống.
- Tăng cường khả năng thích ứng trước biến động:
+ Số hóa quy trình cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp một bộ khung vững chắc nhưng cũng không kém phần linh hoạt.
+ Dự vào lượng dữ liệu khổng lồ từ toàn bộ những quy trình số được triển khai, cấp lãnh đạo có thể đưa ra các quy định một cách nhanh chóng và chính xác dựa trên các phân tích từ dữ liệu có sẵn.
+ Tính linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng và hiệu quả với các thay đổi ngày càng mãnh liệt của thị trường, ở bất kỳ lĩnh vực, ở bất kỳ thời điểm nào.
Các bước số hóa quy trình
Với mỗi doanh nghiệp sẽ có một lộ trình chuyển đổi số rất khác nhau. Tuy nhiên vẫn phải tuân theo 5 bước như sau:
Bước 1: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp: Việc đánh giá hiện trạng sẽ giúp doanh nghiệp khả năng tương thích cũng như những điều kiện cần chuẩn bị để bắt đầu. Ví dụ, nếu doanh nghiệp hiện vẫn hoàn toàn sử dụng các tài liệu, hồ sơ giấy, điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần phải số hóa thông tin (Digitization) trước và sau đó mới có thể tiếp tục sang bước tiếp theo.
Bước 2: Phân tích quy trình có sẵn: Sau khi đánh giá, doanh nghiệp cần phân tích điểm mạnh và điểm yếu của các quy trình có sẵn trước khi tiến hành số hóa. Các công ty cung cấp giải pháp thường sẽ đảm nhận bước này và đưa ra cho doanh nghiệp các tư vấn để có thể xây dựng một quy trình số tối ưu nhất.
Bước 3: Xây dựng lộ trình số hóa: Số hóa quy trình làm việc là một quá trình dài và đòi hỏi nhiều yếu tố cả khách quan lẫn chủ quan để thành công. Do đó, để số hóa được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và ít tốn kém nhất, doanh nghiệp và các bên cung cấp giải pháp cần vạch ra một lộ trình thật rõ ràng và chi tiết.
Bước 4: Giám sát: Quá trình số hóa cần có sự giám sát chặt chẽ bởi doanh nghiệp để có thể phát hiện sai sót ngay từ những bước đầu tiên. Việc đưa một quy trình không thực sự tối ưu với thực trạng cũng như văn hóa doanh nghiệp là một sự lãng phí vô cùng lớn.
Bước 5: Vận hành và cải tiến: Số hóa quy trình đơn giản cũng là một quy trình. Do đó, tùy vào điều kiện và quy mô doanh nghiệp, việc đưa ra các điều chỉnh để quy trình phát huy tối đa hiệu quả là điều bắt buộc.
Các lầm tưởng của doanh nghiệp về số hóa quy trình
- Hiểu lầm 1: Cứ số hóa quy trình là doanh nghiệp thành công.
+ Như đã nói ở trên, số hóa quy trình chỉ là hoạt động đưa tất cả những quy trình công việc của doanh nghiệp lên nền tảng số và tối ưu chúng để phù hợp nhất với văn hóa và thực trạng của doanh nghiệp.
+ Việc số hóa không thể đảm bảo thành công nếu được triển khai rời rạc, không đồng bộ và không xuyên suốt.
+ Quá trình này có thể trở thành gánh nặng nếu toàn bộ doanh nghiệp không được chuẩn bị kỹ càng, nhân sự không được đào tạo bài bản các kiến thức về công cụ cũng như hiểu rõ về lợi ích của hoạt động số hóa nói riêng và chuyển đổi số nói chung.
- Hiểu lầm 2: Chỉ có các doanh nghiệp, tập đoàn lớn mới cần số hóa quy trình
+ Như đã nói ở phần tầm quan trọng của số hóa quy trình. Hoạt động này thúc đẩy doanh nghiệp tăng tốc nhanh hơn gấp 2 lần so với trước khi áp dụng. Điều này đồng nghĩa với việc nếu như được áp dụng đúng và khoa học, số hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng, bền vững và dễ dàng thích nghi với các biến động từ thị trường.
- Hiểu lầm 3: Vội vã số hóa
+ Như đã đề cập, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện cần và đủ trước khi tiến hành. Nếu chưa số hóa thông tin dữ liệu, một doanh nghiệp hoàn toàn có thể bị lạc hướng, tiêu tốn nhiều tiền bạc nhưng kết quả thu về lại không như ý.
+ Việc chưa trang bị đầy đủ cho bộ máy nhân sự các kiến thức và hiểu biết về số hóa mà vội vã áp dụng cũng là một sai lầm của nhiều doanh nghiệp.
Tựu trung lại, số hóa quy trình gần như là một việc bắt buộc đối với các doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có một chiến lược rõ ràng và thực tế, tránh nóng vội để quá trình số hóa có thể được diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Xem thêm các thương hiệu mỹ phẩm locean, mỹ phẩm kosé, nước hoa tommy hilfiger, nước hoa calvin klein, nước hoa christian dior, nước hoa lancôme, mỹ phẩm scien sight, mỹ phẩm laneige, mỹ phẩm la roche-posay, mỹ phẩm ohui, mỹ phẩm sakura, mỹ phẩm vichy, mỹ phẩm shiseido, mỹ phẩm miss fairy, mỹ phẩm luna belle, mỹ phẩm vacci, mỹ phẩm angel madam đang khuyến mãi giá tốt đang giảm giá trên thị trường mỹ phẩm làm đẹp
